Популярное в Европе направление бизнес-туризма MICE в последнее время динамично развивается и в России, о чем свидетельствует появление на рынке значительного числа трэвел-операторов, работающих исключительно в сфере делового туризма. К помощи надежного партнера, которому можно доверить организацию деловой поездки, а значит, снизить затраты и риски, ведущие отечественные компании обращаются все чаще. А самым востребованным направлением делового туризма являются поездки на выставки и конференции.

Аббревиатура MICE включает в себя первые буквы английских слов, обозначающих четыре направления делового туризма: meeting — переговоры, incentive — поощрительные поездки, conference, congress — конференции и конгрессы, exhibitions, events — выставки и события.

Чтобы подготовить действительно качественную поездку, многие вопросы необходимо решить еще на этапе ее организации. Что это за вопросы? Об этом рассказывает независимый эксперт по деловому туризму Татьяна Шабарина.

Приоритеты делового путешественника определяются целью поездки. Если это поездка на выставку, то условием первой необходимости является заблаговременное бронирование всех услуг. Заявку на участие лучше подавать заранее, то есть за 4—6 месяцев до начала мероприятия. В этом случае выигрывается время, в течение которого можно спокойно продумать все детали: спланировать расписание встреч, выбрать удобный маршрут перелета, заказать удовлетворяющий запросам отель. Все это делает подготовку к мероприятию и дальнейшее участие в нем более эффективными.

Кроме России центрами международного выставочного туризма являются Германия, Италия, Франция, Великобритания, а также Китай, ОАЭ, Индия, США. Понятно, что выезд в большинство из перечисленных стран осуществляется только при наличии визы. Сбор документов, опять же, потребует много времени, в некоторых случаях — даже личного участия (например, получение справки из банка о состоянии счета). И только опытный агент по деловому туризму может предоставить достоверную и полную информацию о визовых формальностях при первом же обращении.

При бронировании авиабилета важно учитывать каждую деталь. Командировка — часто довольно короткая, но насыщенная событиями поездка, где нет времени для восстановления сил. Поэтому желательно учитывать продолжительность рейса, время ожидания в аэропорту, так как удобное расписание вылета и возвращения сохраняет работоспособность. Окончательное решение выбора авиабилетов должно базироваться на принципе «соответствие цены и качества». Стремление выбрать самый дешевый тариф — не всегда лучший выбор. И не всегда самый экономный вариант для фирмы. В случае изменения планов даже на 1 день приходится покупать новый билет — специальные тарифы авиакомпаний часто не подлежат возврату.

На официальном сайте выставки всегда публикуется список гостиниц-партнеров, которые предлагают участникам и посетителям специальную цену, наличие бизнес-услуг, удобное транспортное сообщение. В случае, если выставочный центр находится на окраине, возникает вопрос: «Где лучше остановиться: возле экспоцентра или в центре города?» Конечно же, в центре больше возможностей для развлечений и шоппинга. Но те, кто берет в аренду автомобиль, должны учитывать, что с дебетовой карты не просто снимается сумма стоимости аренды, но и блокируется в двукратном размере сумма стоимости проката, которая освобождается лишь после возврата машины без повреждений. Причем разблокировка происходит в течение месяца после возвращения. Поэтому разумнее воспользоваться кредитной картой банка, чтобы личные средства оставались в собственном распоряжении.

О заказе услуг переводчика тоже следует позаботиться заранее. Ведь специалисты, владеющие отраслевой тематикой, особенно востребованы в период соответствующих выставок. И, конечно, для полноты впечатлений не стоит упускать возможность осмотреть достопримечательности города. А рекомендации о том, какие места лучше посетить и кто организует экскурсию — опять же предоставит агентство делового туризма.

В отличие от выставок, куда одновременно выезжают не более 3—5 топ-менеджеров компании, конференции собирают от 50 до 300 участников. Но независимо от количества участников сценарий мероприятия неизменен: регистрация всех прибывших в день открытия, собственно мероприятие и его закрытие, которое, как правило, знаменуется гала-ужином.

Где провести гала-ужин — не праздный вопрос. Торжественное оформление банкетного зала, изысканное меню, безупречное обслуживание подчеркнут высокий уровень мероприятия. Искусством выбора правильного места владеют компании, специализирующиеся на организации деловых встреч.

И опять основная, невидимая участникам конференции, работа проводится на подготовительном этапе. Выбор места проведения определяется целью мероприятия, его бюджетом, наличием необходимых помещений и технических возможностей. Например, если международная конференция предполагает синхронный перевод или видеосопровождение, при выборе площадок учитываются только те, которые предоставляют нужное оборудование. Также с учетом цели собрания и статуса участников производится разная рассадка: расстановка столов и стульев определенным образом. Это может быть «театр», который вместит до 300 человек в день открытия конференции, рассадка «классом» для работы по секциям до 60 участников либо рассадка «круглый стол» или «буква П», если рабочая группа включает до 20 гостей. При различной расстановке вместимость помещений меняется, поэтому данной детали уделяется большое внимание. Бронируя подходящую площадку, не стоит пренебрегать осмотром помещения.

Опытный специалист по деловому туризму предоставит фотографии или устно объяснит, как все будет выглядеть. Это дополнит ваше личное впечатление и поможет вам принять правильное решение.

Основной вопрос, который интересует заказчика на этапе планирования мероприятия — стоимость проведения конференции и оперативность определения бюджета. Здесь снова на помощь приходит консультант по деловому туризму: ориентируясь на конференц-пакет, который включает аренду зала, питание, напитки и минимальное оборудование, специалист быстро оценит предстоящие расходы. При необходимости уточнит и стоимость дополнительных услуг.

Интенсивное развитие рынка бизнес-туризма стимулирует внедрение аутсорсинга. Привлечение профессионала из сферы трэвел-услуг для создания проекта гораздо эффективнее содержания штата специалистов, не имеющих отношения к основному бизнесу компании. К тому же передача организационных вопросов на аутсорсинг позволяет заказчику сосредоточиться на подготовке к эффективному проведению самой конференции.

Ключевые этапы организации конференции, на которых целесообразно воспользоваться услугами агентства делового туризма:

• маркетинговое исследование рынка конференц-залов, поиск, подбор площадки по конкретному заказу;
• оценка стоимости мероприятия;
• рекомендации по проведению банкетов;
• заключение договоров с участниками конференции (юридические и физические лица);
• предоставление дополнительных туристических услуг (авиабилеты, гостиницы, трансферы);
• консалтинг и содействие в оформлении въездных виз для иностранных гостей;
• организация культурно-развлекательной программы.

Источник