Конгресс Визит Бюро Сочи
Скупой платит дважды, или почему организацией деловой поездки должны заниматься профессионалы
Число российских туристических компаний, занимающихся организацией исключительно деловых поездок, в последнее время увеличивается. Оно растет прямо пропорционально числу бизнесменов, выезжающих в другие страны и регионы на выставки, конференции, для установления партнерских отношений, обмена опытом, обучения и повышения квалификации. Поскольку деловая поездка всегда сопряжена с конкретными целями и задачами, плотным графиком встреч и переговоров, ее организации необходимо уделять серьезное внимание. По мнению независимого эксперта по деловому туризму, генерального директора компании «БЬЯННА Групп» Татьяны Шабариной, решение вопросов, связанных с организацией деловой поездки, лучше всего отдать на откуп профессионалам, которые оперативно разработают любую, даже самую сложную программу и обеспечат безупречное качество услуг.
— Татьяна, чем агентства делового туризма отличаются от обычных турагентств?
— Агентства делового туризма имеют узкую направленность: их задача — организация деловых поездок и MICE-мероприятий (выставок, семинаров, конференций, инсентив-поездок, корпоративных праздников). Формирование деловой поездки включает в себя комплекс услуг или, по желанию заказчика, отдельные составляющие: оформление авиа и железнодорожных билетов, бронирование отелей, визовую поддержку, трансфер. А турагентства, специализирующиеся на оздоровительном или развлекательном туризме, не в состоянии обеспечить заказчику деловой поездки высокое качество обслуживания по любому пункту.
Кроме того, в отличие от туроператора, который создает продукт, и турагента, который его реализует, бизнес-трэвелагентство совмещает эти функции. Это дает заказчику ряд преимуществ при формировании тура, а также гарантирует надежность, так как бизнес-трэвелагентства имеют туроператорскую лицензию.
Каким бы многофункциональным ни был туроператор, список его предложений весьма ограничен. Как правило, это10—15 стран. К тому же любой туроператор стремится, прежде всего, реализовать собственные туристические пакеты. Даже деловому путешественнику туроператор предлагает те отели, с которыми работает по контракту. В этом случае возможности подобрать вариант, соответствующий запросам бизнес ориентированного клиента, значительно сужаются.
Список партнеров, с которыми сотрудничают агентства делового туризма, более обширный. Бизнес-путешественник может отправиться в любую страну, с которой есть авиа или железнодорожное сообщение. При подборе авиарейса и тарифа учитываются пожелания заказчика. Если стоит задача добраться до указанного пункта без пересадок, в рамках одного телефонного разговора или электронного письма будут предложены все компании, которые осуществляют прямые рейсы до места назначения. Если требуется подобрать максимально дешевый тариф, вам найдут решение сразу! Если вопрос по командировке не решен, а покупка авиабилета необходима, например, по требованию посольства, возможен подбор особого тарифа, который позволит сдать билет без значительных материальных потерь.
Сотрудники бизнес-трэвелагентств обязательно проходят профессиональное обучение в компании. Например, для них организуются ознакомительные туры в сложные аэропорты мира (Мюнхен, Франкфурт, Хитроу), где часто возникает путаница при пересадке с рейса на рейс или переезде из одного аэропорта в другой. Еще во время предварительных переговоров с клиентом агенты выявляют потребности заказчика. Таким образом, уже на этапе заказа услуг предотвращаются мелкие проблемы, которые могут стать серьезными препятствиями в поездке.
— В последнее время все чаще практикуются так называемые корпоративные поездки на учебу, для ознакомления с опытом партнеров и так далее. У корпоративных клиентов есть какие-то преимущества при обращении в агентства делового туризма?
— Работа бизнес-трэвелагентств направлена на создание максимально комфортных условий для клиентов, иначе они не будут востребованы. В первую очередь в агентствах учитывают занятость деловых людей, поэтому главное в работе агентств — экономия личного времени заказчика. Надо сказать, что современное оборудование офисов позволяет рассмотреть заказ клиента моментально, в режиме одного звонка: оператор предоставит полную информацию по ценам и наличию мест, предложит услуги разных авиакомпаний и несколько вариантов отелей, а благодаря системе бронирования онлайн этот заказ тут же будет подтвержден.
Многие бизнес-трэвелагентства предоставляют корпоративным клиентам так называемого key account менеджера — сотрудника, который «ведет» заказ от начала до конца. Если заказчик не может комфортно общаться с конкретным менеджером, то грамотнее будет не прерывать договор с целой компанией, а просто заменить менеджера. Чаще всего в результате таких изменений сотрудничество развивается еще более успешно и продуктивно. В случае, когда компания крупная и постоянно отправляет сотрудников в деловые поездки, на территории этой компании агентство размещает специальный имплант-офис, где работают только самые опытные агенты, за консультацией к которым можно обратиться в любой момент.
Еще совсем недавно одним из преимуществ сотрудничества с бизнес-трэвелагентством была отсрочка платежей, то есть фактически предоставлялся коммерческий беспроцентный кредит. Однако в связи с нестабильной экономической ситуацией от такой практики компании отказываются. Тем не менее в отдельных случаях стараются находить компромиссы, особенно, если клиент является постоянным партнером. Немаловажное значение имеет составление отчетности по услугам, так как получение готовых отчетов снижает документооборот в компании заказчика. Это удобно особенно в тех случаях, когда головной офис находится в другой стране. Если есть необходимость во внутренней отчетности, эту работу тоже выполняет сотрудник бизнес-трэвелагентства, причем без дополнительной оплаты.
— Имеет ли смысл небольшой компании пользоваться услугами агентства делового туризма и заключать контракт при организации корпоративных поездок?
— Любой владелец компании желает контролировать все бизнес-процессы своей организации. Конечно же, в таком случае договор необходим. Он является подтверждением того, на каких условиях, в каком агентстве ассистент или трэвел-координатор заказывает услуги. Если ваш бюджет на деловые поездки превышает10% от общих расходов компании, корпоративный договор просто необходим. При наличии договора заказчик срочно решает важные вопросы и получает гарантию, что все услуги будут выполнены точно в срок. Сотрудничество с профессиональным агентством предотвращает возникновение неожиданных неприятностей.
— Но услуги бизнес-трэвелагентств всетаки дороже, чем у обычных турфирм...
— Скупой платит дважды. Эта истина проверена неоднократно. Организация большой конференции или семинара требует компетенции и большого опыта. Если поручить эту задачу одному человеку, то вряд ли он сможет профессионально справиться со всем объемом работ. В итоге заказчик вынужден будет заниматься решением проблемы сам, при этом оплачивая услуги привлеченного консультанта. И наоборот, специализированная компания, существующая на рынке давно, быстро и качественно решает любые вопросы на этапе их возникновения. Компания «БЬЯННА Групп» предоставляет услуги по подбору эксклюзивных банкетных залов для торжественных мероприятий и деловых приемов с количеством участников от 50 до 300 человек, понимание целей заказчика, наличие собственного каталога площадок «7 звезд»,«5 звезд» и других позволяет точно выполнить пожелания компании удобнее, быстрее, надежнее и по более выгодной цене.
Конечно, это не значит, что нужно сорить деньгами. Но если говорить об экономии на отдельных услугах, то часто выгоднее приобрести, например, не самый дешевый авиабилет, а билет, который можно будет сдать либо срок действия которого будет превышать один месяц.
То же самое касается и бронирования отелей. Уровень гостиницы не должен быть ниже 4—5 звезд. Это связано с требованиями делового человека, которые разительно отличаются от запросов обычного туриста. Низкая категория гостиницы предполагает меньшее количество услуги более низкий уровень обслуживания. Приоритетами же делового человека при выборе отеля являются такие дополнительные услуги, как наличие wi-fi, бесплатного бизнес-центра, конференц-зала, переговорного пункта. Немалую роль играет наличие бассейна или тренажерного зала, что позволяет отдохнуть и восстановить силы. Гостиницы хорошего уровня расположены в удобных местах, близко к объектам, где проводятся деловые встречи и конференции, выставки. Естественно, на время проведения выставок цены в этих отелях значительно поднимаются, но затоне придется затрачивать много времени на дорогу, вероятность опоздать на встречу практически исключена. Одним словом, необходимо рассматривать деловую поездку в комплексе, заранее просчитывая детали.
— Татьяна, чем агентства делового туризма отличаются от обычных турагентств?
— Агентства делового туризма имеют узкую направленность: их задача — организация деловых поездок и MICE-мероприятий (выставок, семинаров, конференций, инсентив-поездок, корпоративных праздников). Формирование деловой поездки включает в себя комплекс услуг или, по желанию заказчика, отдельные составляющие: оформление авиа и железнодорожных билетов, бронирование отелей, визовую поддержку, трансфер. А турагентства, специализирующиеся на оздоровительном или развлекательном туризме, не в состоянии обеспечить заказчику деловой поездки высокое качество обслуживания по любому пункту.
Кроме того, в отличие от туроператора, который создает продукт, и турагента, который его реализует, бизнес-трэвелагентство совмещает эти функции. Это дает заказчику ряд преимуществ при формировании тура, а также гарантирует надежность, так как бизнес-трэвелагентства имеют туроператорскую лицензию.
Каким бы многофункциональным ни был туроператор, список его предложений весьма ограничен. Как правило, это10—15 стран. К тому же любой туроператор стремится, прежде всего, реализовать собственные туристические пакеты. Даже деловому путешественнику туроператор предлагает те отели, с которыми работает по контракту. В этом случае возможности подобрать вариант, соответствующий запросам бизнес ориентированного клиента, значительно сужаются.
Список партнеров, с которыми сотрудничают агентства делового туризма, более обширный. Бизнес-путешественник может отправиться в любую страну, с которой есть авиа или железнодорожное сообщение. При подборе авиарейса и тарифа учитываются пожелания заказчика. Если стоит задача добраться до указанного пункта без пересадок, в рамках одного телефонного разговора или электронного письма будут предложены все компании, которые осуществляют прямые рейсы до места назначения. Если требуется подобрать максимально дешевый тариф, вам найдут решение сразу! Если вопрос по командировке не решен, а покупка авиабилета необходима, например, по требованию посольства, возможен подбор особого тарифа, который позволит сдать билет без значительных материальных потерь.
Сотрудники бизнес-трэвелагентств обязательно проходят профессиональное обучение в компании. Например, для них организуются ознакомительные туры в сложные аэропорты мира (Мюнхен, Франкфурт, Хитроу), где часто возникает путаница при пересадке с рейса на рейс или переезде из одного аэропорта в другой. Еще во время предварительных переговоров с клиентом агенты выявляют потребности заказчика. Таким образом, уже на этапе заказа услуг предотвращаются мелкие проблемы, которые могут стать серьезными препятствиями в поездке.
— В последнее время все чаще практикуются так называемые корпоративные поездки на учебу, для ознакомления с опытом партнеров и так далее. У корпоративных клиентов есть какие-то преимущества при обращении в агентства делового туризма?
— Работа бизнес-трэвелагентств направлена на создание максимально комфортных условий для клиентов, иначе они не будут востребованы. В первую очередь в агентствах учитывают занятость деловых людей, поэтому главное в работе агентств — экономия личного времени заказчика. Надо сказать, что современное оборудование офисов позволяет рассмотреть заказ клиента моментально, в режиме одного звонка: оператор предоставит полную информацию по ценам и наличию мест, предложит услуги разных авиакомпаний и несколько вариантов отелей, а благодаря системе бронирования онлайн этот заказ тут же будет подтвержден.
Многие бизнес-трэвелагентства предоставляют корпоративным клиентам так называемого key account менеджера — сотрудника, который «ведет» заказ от начала до конца. Если заказчик не может комфортно общаться с конкретным менеджером, то грамотнее будет не прерывать договор с целой компанией, а просто заменить менеджера. Чаще всего в результате таких изменений сотрудничество развивается еще более успешно и продуктивно. В случае, когда компания крупная и постоянно отправляет сотрудников в деловые поездки, на территории этой компании агентство размещает специальный имплант-офис, где работают только самые опытные агенты, за консультацией к которым можно обратиться в любой момент.
Еще совсем недавно одним из преимуществ сотрудничества с бизнес-трэвелагентством была отсрочка платежей, то есть фактически предоставлялся коммерческий беспроцентный кредит. Однако в связи с нестабильной экономической ситуацией от такой практики компании отказываются. Тем не менее в отдельных случаях стараются находить компромиссы, особенно, если клиент является постоянным партнером. Немаловажное значение имеет составление отчетности по услугам, так как получение готовых отчетов снижает документооборот в компании заказчика. Это удобно особенно в тех случаях, когда головной офис находится в другой стране. Если есть необходимость во внутренней отчетности, эту работу тоже выполняет сотрудник бизнес-трэвелагентства, причем без дополнительной оплаты.
— Имеет ли смысл небольшой компании пользоваться услугами агентства делового туризма и заключать контракт при организации корпоративных поездок?
— Любой владелец компании желает контролировать все бизнес-процессы своей организации. Конечно же, в таком случае договор необходим. Он является подтверждением того, на каких условиях, в каком агентстве ассистент или трэвел-координатор заказывает услуги. Если ваш бюджет на деловые поездки превышает10% от общих расходов компании, корпоративный договор просто необходим. При наличии договора заказчик срочно решает важные вопросы и получает гарантию, что все услуги будут выполнены точно в срок. Сотрудничество с профессиональным агентством предотвращает возникновение неожиданных неприятностей.
— Но услуги бизнес-трэвелагентств всетаки дороже, чем у обычных турфирм...
— Скупой платит дважды. Эта истина проверена неоднократно. Организация большой конференции или семинара требует компетенции и большого опыта. Если поручить эту задачу одному человеку, то вряд ли он сможет профессионально справиться со всем объемом работ. В итоге заказчик вынужден будет заниматься решением проблемы сам, при этом оплачивая услуги привлеченного консультанта. И наоборот, специализированная компания, существующая на рынке давно, быстро и качественно решает любые вопросы на этапе их возникновения. Компания «БЬЯННА Групп» предоставляет услуги по подбору эксклюзивных банкетных залов для торжественных мероприятий и деловых приемов с количеством участников от 50 до 300 человек, понимание целей заказчика, наличие собственного каталога площадок «7 звезд»,«5 звезд» и других позволяет точно выполнить пожелания компании удобнее, быстрее, надежнее и по более выгодной цене.
Конечно, это не значит, что нужно сорить деньгами. Но если говорить об экономии на отдельных услугах, то часто выгоднее приобрести, например, не самый дешевый авиабилет, а билет, который можно будет сдать либо срок действия которого будет превышать один месяц.
То же самое касается и бронирования отелей. Уровень гостиницы не должен быть ниже 4—5 звезд. Это связано с требованиями делового человека, которые разительно отличаются от запросов обычного туриста. Низкая категория гостиницы предполагает меньшее количество услуги более низкий уровень обслуживания. Приоритетами же делового человека при выборе отеля являются такие дополнительные услуги, как наличие wi-fi, бесплатного бизнес-центра, конференц-зала, переговорного пункта. Немалую роль играет наличие бассейна или тренажерного зала, что позволяет отдохнуть и восстановить силы. Гостиницы хорошего уровня расположены в удобных местах, близко к объектам, где проводятся деловые встречи и конференции, выставки. Естественно, на время проведения выставок цены в этих отелях значительно поднимаются, но затоне придется затрачивать много времени на дорогу, вероятность опоздать на встречу практически исключена. Одним словом, необходимо рассматривать деловую поездку в комплексе, заранее просчитывая детали.
Скупой платит дважды, или почему организацией деловой поездки должны заниматься профессионалы
Число российских туристических компаний, занимающихся организацией исключительно деловых поездок, в последнее время увеличивается. Оно растет прямо пропорционально числу бизнесменов, выезжающих в другие страны и регионы на выставки, конференции, для установления партнерских отношений, обмена опытом, обучения и повышения квалификации. Поскольку деловая поездка всегда сопряжена с конкретными целями и задачами, плотным графиком встреч и переговоров, ее организации необходимо уделять серьезное внимание. По мнению независимого эксперта по деловому туризму, генерального директора компании «БЬЯННА Групп» Татьяны Шабариной, решение вопросов, связанных с организацией деловой поездки, лучше всего отдать на откуп профессионалам, которые оперативно разработают любую, даже самую сложную программу и обеспечат безупречное качество услуг.
— Татьяна, чем агентства делового туризма отличаются от обычных турагентств?
— Агентства делового туризма имеют узкую направленность: их задача — организация деловых поездок и MICE-мероприятий (выставок, семинаров, конференций, инсентив-поездок, корпоративных праздников). Формирование деловой поездки включает в себя комплекс услуг или, по желанию заказчика, отдельные составляющие: оформление авиа и железнодорожных билетов, бронирование отелей, визовую поддержку, трансфер. А турагентства, специализирующиеся на оздоровительном или развлекательном туризме, не в состоянии обеспечить заказчику деловой поездки высокое качество обслуживания по любому пункту.
Кроме того, в отличие от туроператора, который создает продукт, и турагента, который его реализует, бизнес-трэвелагентство совмещает эти функции. Это дает заказчику ряд преимуществ при формировании тура, а также гарантирует надежность, так как бизнес-трэвелагентства имеют туроператорскую лицензию.
Каким бы многофункциональным ни был туроператор, список его предложений весьма ограничен. Как правило, это10—15 стран. К тому же любой туроператор стремится, прежде всего, реализовать собственные туристические пакеты. Даже деловому путешественнику туроператор предлагает те отели, с которыми работает по контракту. В этом случае возможности подобрать вариант, соответствующий запросам бизнес ориентированного клиента, значительно сужаются.
Список партнеров, с которыми сотрудничают агентства делового туризма, более обширный. Бизнес-путешественник может отправиться в любую страну, с которой есть авиа или железнодорожное сообщение. При подборе авиарейса и тарифа учитываются пожелания заказчика. Если стоит задача добраться до указанного пункта без пересадок, в рамках одного телефонного разговора или электронного письма будут предложены все компании, которые осуществляют прямые рейсы до места назначения. Если требуется подобрать максимально дешевый тариф, вам найдут решение сразу! Если вопрос по командировке не решен, а покупка авиабилета необходима, например, по требованию посольства, возможен подбор особого тарифа, который позволит сдать билет без значительных материальных потерь.
Сотрудники бизнес-трэвелагентств обязательно проходят профессиональное обучение в компании. Например, для них организуются ознакомительные туры в сложные аэропорты мира (Мюнхен, Франкфурт, Хитроу), где часто возникает путаница при пересадке с рейса на рейс или переезде из одного аэропорта в другой. Еще во время предварительных переговоров с клиентом агенты выявляют потребности заказчика. Таким образом, уже на этапе заказа услуг предотвращаются мелкие проблемы, которые могут стать серьезными препятствиями в поездке.
— В последнее время все чаще практикуются так называемые корпоративные поездки на учебу, для ознакомления с опытом партнеров и так далее. У корпоративных клиентов есть какие-то преимущества при обращении в агентства делового туризма?
— Работа бизнес-трэвелагентств направлена на создание максимально комфортных условий для клиентов, иначе они не будут востребованы. В первую очередь в агентствах учитывают занятость деловых людей, поэтому главное в работе агентств — экономия личного времени заказчика. Надо сказать, что современное оборудование офисов позволяет рассмотреть заказ клиента моментально, в режиме одного звонка: оператор предоставит полную информацию по ценам и наличию мест, предложит услуги разных авиакомпаний и несколько вариантов отелей, а благодаря системе бронирования онлайн этот заказ тут же будет подтвержден.
Многие бизнес-трэвелагентства предоставляют корпоративным клиентам так называемого key account менеджера — сотрудника, который «ведет» заказ от начала до конца. Если заказчик не может комфортно общаться с конкретным менеджером, то грамотнее будет не прерывать договор с целой компанией, а просто заменить менеджера. Чаще всего в результате таких изменений сотрудничество развивается еще более успешно и продуктивно. В случае, когда компания крупная и постоянно отправляет сотрудников в деловые поездки, на территории этой компании агентство размещает специальный имплант-офис, где работают только самые опытные агенты, за консультацией к которым можно обратиться в любой момент.
Еще совсем недавно одним из преимуществ сотрудничества с бизнес-трэвелагентством была отсрочка платежей, то есть фактически предоставлялся коммерческий беспроцентный кредит. Однако в связи с нестабильной экономической ситуацией от такой практики компании отказываются. Тем не менее в отдельных случаях стараются находить компромиссы, особенно, если клиент является постоянным партнером. Немаловажное значение имеет составление отчетности по услугам, так как получение готовых отчетов снижает документооборот в компании заказчика. Это удобно особенно в тех случаях, когда головной офис находится в другой стране. Если есть необходимость во внутренней отчетности, эту работу тоже выполняет сотрудник бизнес-трэвелагентства, причем без дополнительной оплаты.
— Имеет ли смысл небольшой компании пользоваться услугами агентства делового туризма и заключать контракт при организации корпоративных поездок?
— Любой владелец компании желает контролировать все бизнес-процессы своей организации. Конечно же, в таком случае договор необходим. Он является подтверждением того, на каких условиях, в каком агентстве ассистент или трэвел-координатор заказывает услуги. Если ваш бюджет на деловые поездки превышает10% от общих расходов компании, корпоративный договор просто необходим. При наличии договора заказчик срочно решает важные вопросы и получает гарантию, что все услуги будут выполнены точно в срок. Сотрудничество с профессиональным агентством предотвращает возникновение неожиданных неприятностей.
— Но услуги бизнес-трэвелагентств всетаки дороже, чем у обычных турфирм...
— Скупой платит дважды. Эта истина проверена неоднократно. Организация большой конференции или семинара требует компетенции и большого опыта. Если поручить эту задачу одному человеку, то вряд ли он сможет профессионально справиться со всем объемом работ. В итоге заказчик вынужден будет заниматься решением проблемы сам, при этом оплачивая услуги привлеченного консультанта. И наоборот, специализированная компания, существующая на рынке давно, быстро и качественно решает любые вопросы на этапе их возникновения. Компания «БЬЯННА Групп» предоставляет услуги по подбору эксклюзивных банкетных залов для торжественных мероприятий и деловых приемов с количеством участников от 50 до 300 человек, понимание целей заказчика, наличие собственного каталога площадок «7 звезд»,«5 звезд» и других позволяет точно выполнить пожелания компании удобнее, быстрее, надежнее и по более выгодной цене.
Конечно, это не значит, что нужно сорить деньгами. Но если говорить об экономии на отдельных услугах, то часто выгоднее приобрести, например, не самый дешевый авиабилет, а билет, который можно будет сдать либо срок действия которого будет превышать один месяц.
То же самое касается и бронирования отелей. Уровень гостиницы не должен быть ниже 4—5 звезд. Это связано с требованиями делового человека, которые разительно отличаются от запросов обычного туриста. Низкая категория гостиницы предполагает меньшее количество услуги более низкий уровень обслуживания. Приоритетами же делового человека при выборе отеля являются такие дополнительные услуги, как наличие wi-fi, бесплатного бизнес-центра, конференц-зала, переговорного пункта. Немалую роль играет наличие бассейна или тренажерного зала, что позволяет отдохнуть и восстановить силы. Гостиницы хорошего уровня расположены в удобных местах, близко к объектам, где проводятся деловые встречи и конференции, выставки. Естественно, на время проведения выставок цены в этих отелях значительно поднимаются, но затоне придется затрачивать много времени на дорогу, вероятность опоздать на встречу практически исключена. Одним словом, необходимо рассматривать деловую поездку в комплексе, заранее просчитывая детали.
— Татьяна, чем агентства делового туризма отличаются от обычных турагентств?
— Агентства делового туризма имеют узкую направленность: их задача — организация деловых поездок и MICE-мероприятий (выставок, семинаров, конференций, инсентив-поездок, корпоративных праздников). Формирование деловой поездки включает в себя комплекс услуг или, по желанию заказчика, отдельные составляющие: оформление авиа и железнодорожных билетов, бронирование отелей, визовую поддержку, трансфер. А турагентства, специализирующиеся на оздоровительном или развлекательном туризме, не в состоянии обеспечить заказчику деловой поездки высокое качество обслуживания по любому пункту.
Кроме того, в отличие от туроператора, который создает продукт, и турагента, который его реализует, бизнес-трэвелагентство совмещает эти функции. Это дает заказчику ряд преимуществ при формировании тура, а также гарантирует надежность, так как бизнес-трэвелагентства имеют туроператорскую лицензию.
Каким бы многофункциональным ни был туроператор, список его предложений весьма ограничен. Как правило, это10—15 стран. К тому же любой туроператор стремится, прежде всего, реализовать собственные туристические пакеты. Даже деловому путешественнику туроператор предлагает те отели, с которыми работает по контракту. В этом случае возможности подобрать вариант, соответствующий запросам бизнес ориентированного клиента, значительно сужаются.
Список партнеров, с которыми сотрудничают агентства делового туризма, более обширный. Бизнес-путешественник может отправиться в любую страну, с которой есть авиа или железнодорожное сообщение. При подборе авиарейса и тарифа учитываются пожелания заказчика. Если стоит задача добраться до указанного пункта без пересадок, в рамках одного телефонного разговора или электронного письма будут предложены все компании, которые осуществляют прямые рейсы до места назначения. Если требуется подобрать максимально дешевый тариф, вам найдут решение сразу! Если вопрос по командировке не решен, а покупка авиабилета необходима, например, по требованию посольства, возможен подбор особого тарифа, который позволит сдать билет без значительных материальных потерь.
Сотрудники бизнес-трэвелагентств обязательно проходят профессиональное обучение в компании. Например, для них организуются ознакомительные туры в сложные аэропорты мира (Мюнхен, Франкфурт, Хитроу), где часто возникает путаница при пересадке с рейса на рейс или переезде из одного аэропорта в другой. Еще во время предварительных переговоров с клиентом агенты выявляют потребности заказчика. Таким образом, уже на этапе заказа услуг предотвращаются мелкие проблемы, которые могут стать серьезными препятствиями в поездке.
— В последнее время все чаще практикуются так называемые корпоративные поездки на учебу, для ознакомления с опытом партнеров и так далее. У корпоративных клиентов есть какие-то преимущества при обращении в агентства делового туризма?
— Работа бизнес-трэвелагентств направлена на создание максимально комфортных условий для клиентов, иначе они не будут востребованы. В первую очередь в агентствах учитывают занятость деловых людей, поэтому главное в работе агентств — экономия личного времени заказчика. Надо сказать, что современное оборудование офисов позволяет рассмотреть заказ клиента моментально, в режиме одного звонка: оператор предоставит полную информацию по ценам и наличию мест, предложит услуги разных авиакомпаний и несколько вариантов отелей, а благодаря системе бронирования онлайн этот заказ тут же будет подтвержден.
Многие бизнес-трэвелагентства предоставляют корпоративным клиентам так называемого key account менеджера — сотрудника, который «ведет» заказ от начала до конца. Если заказчик не может комфортно общаться с конкретным менеджером, то грамотнее будет не прерывать договор с целой компанией, а просто заменить менеджера. Чаще всего в результате таких изменений сотрудничество развивается еще более успешно и продуктивно. В случае, когда компания крупная и постоянно отправляет сотрудников в деловые поездки, на территории этой компании агентство размещает специальный имплант-офис, где работают только самые опытные агенты, за консультацией к которым можно обратиться в любой момент.
Еще совсем недавно одним из преимуществ сотрудничества с бизнес-трэвелагентством была отсрочка платежей, то есть фактически предоставлялся коммерческий беспроцентный кредит. Однако в связи с нестабильной экономической ситуацией от такой практики компании отказываются. Тем не менее в отдельных случаях стараются находить компромиссы, особенно, если клиент является постоянным партнером. Немаловажное значение имеет составление отчетности по услугам, так как получение готовых отчетов снижает документооборот в компании заказчика. Это удобно особенно в тех случаях, когда головной офис находится в другой стране. Если есть необходимость во внутренней отчетности, эту работу тоже выполняет сотрудник бизнес-трэвелагентства, причем без дополнительной оплаты.
— Имеет ли смысл небольшой компании пользоваться услугами агентства делового туризма и заключать контракт при организации корпоративных поездок?
— Любой владелец компании желает контролировать все бизнес-процессы своей организации. Конечно же, в таком случае договор необходим. Он является подтверждением того, на каких условиях, в каком агентстве ассистент или трэвел-координатор заказывает услуги. Если ваш бюджет на деловые поездки превышает10% от общих расходов компании, корпоративный договор просто необходим. При наличии договора заказчик срочно решает важные вопросы и получает гарантию, что все услуги будут выполнены точно в срок. Сотрудничество с профессиональным агентством предотвращает возникновение неожиданных неприятностей.
— Но услуги бизнес-трэвелагентств всетаки дороже, чем у обычных турфирм...
— Скупой платит дважды. Эта истина проверена неоднократно. Организация большой конференции или семинара требует компетенции и большого опыта. Если поручить эту задачу одному человеку, то вряд ли он сможет профессионально справиться со всем объемом работ. В итоге заказчик вынужден будет заниматься решением проблемы сам, при этом оплачивая услуги привлеченного консультанта. И наоборот, специализированная компания, существующая на рынке давно, быстро и качественно решает любые вопросы на этапе их возникновения. Компания «БЬЯННА Групп» предоставляет услуги по подбору эксклюзивных банкетных залов для торжественных мероприятий и деловых приемов с количеством участников от 50 до 300 человек, понимание целей заказчика, наличие собственного каталога площадок «7 звезд»,«5 звезд» и других позволяет точно выполнить пожелания компании удобнее, быстрее, надежнее и по более выгодной цене.
Конечно, это не значит, что нужно сорить деньгами. Но если говорить об экономии на отдельных услугах, то часто выгоднее приобрести, например, не самый дешевый авиабилет, а билет, который можно будет сдать либо срок действия которого будет превышать один месяц.
То же самое касается и бронирования отелей. Уровень гостиницы не должен быть ниже 4—5 звезд. Это связано с требованиями делового человека, которые разительно отличаются от запросов обычного туриста. Низкая категория гостиницы предполагает меньшее количество услуги более низкий уровень обслуживания. Приоритетами же делового человека при выборе отеля являются такие дополнительные услуги, как наличие wi-fi, бесплатного бизнес-центра, конференц-зала, переговорного пункта. Немалую роль играет наличие бассейна или тренажерного зала, что позволяет отдохнуть и восстановить силы. Гостиницы хорошего уровня расположены в удобных местах, близко к объектам, где проводятся деловые встречи и конференции, выставки. Естественно, на время проведения выставок цены в этих отелях значительно поднимаются, но затоне придется затрачивать много времени на дорогу, вероятность опоздать на встречу практически исключена. Одним словом, необходимо рассматривать деловую поездку в комплексе, заранее просчитывая детали.